Управление временем (GTD-метод)

Иногда бывает просто невозможно разобраться со всеми делами, навалившимися на вас. Когда наступают такие моменты, очень сложно определить какое дело надо сделать именно сейчас, а если, определить это все-таки удается, то в вашей голове все равно крутятся мысли о нерешенных делах, которые мешают заниматься их решением.

И если вам не удается продуктивно решить одно дело, из-за того что ваша голова забита другими проблемами, то это перерастает из обычного жизненного затруднения в катастрофу.

Решением подобного рода катастроф занимается тайм-менеджмент. Что переводится как организация времени. И не просто организация, а рациональная организация времени. Организация, которая
основана на научном подходе. Одним из направлений в тайм-менеджменте есть GTD-метод. Его предложил Дэвид Аллен, эксперт в области тайм-менеджмента.

Суть метода заключается в том, чтобы управлять временем гибче, чем это делает классическая модель тайм-менеджмента. Также она опирается на результативность деятельности. Иными словами,
она не привязывает вас к жесткому дневному графику, а позволяет выбирать дела на ваше усмотрение, и продвигает вас в реализации ваших дел, посредством определения следующего конкретного
шага.

В основе метода лежит принцип, который можно сформулировать следующим образом: продуктивная работа будет только тогда, когда никакие посторонние мысли не будут отвлекать вас от нее.
Иными словами, если вы в процессе работы постоянно думаете о других «важных делах» , то та работа которую вы делаете сейчас будет выполняться не так хорошо, как если бы вы полностью
сконцентрировались на ней.

Поэтому все дерево GTD-метода выстроено на том, чтобы избавить вас от посторонних мыслей и сделать вашу работу продуктивнее. Первое что предлагает Дэвид Аллен это довериться бумаге. Он
предлагает выплеснуть все то что вас беспокоит на бумагу, все мелкие дела, все крупные дела, все важные дела и все не очень важные дела, в общем все. Это освободит вашу голову от всего того что вас беспокоит и заставит насладиться процессом которым вы занимаетесь в данный момент.

Но, не все так просто, если вы напишете все на бумаге, то в вашей голове возникнет новая проблема: «А что же делать с этим листочком проблем?». Дело в том, что проблемы не решаться сами собой, если вы просто выпишете их на листочек. Поэтому, необходимо придумать, что делать дальше с этими проблемами.

Насчет этого GTD-метод предусматривает построение целой системы, которая организует работу с вашим листочком проблем. С помощью этой системы, можно не только идентифицировать проблему,
но и быстро решить, что с ней делать. Это является неоценимым преимуществом, потому что люди очень много времени тратят на вопросы, которые тормозят решение их дел.

Также система доводит все проблемы до четко определенного шага, который необходимо предпринять, чтобы ее решить. С помощью этой системы вы ничего и никогда не будете забывать делать, у вас всегда будет чистое сознание, и вы на все 100% будете отдаваться своим делам.

Чтобы выстроить систему управления делами, которую предлагает GTD-метод, вам необходимо сделать всего лишь один простой шаг. Это взять листок бумаги и записать все ваши проблемы на нее.

При этом, не делая различий в приоритете, записывая и мелкие и крупные дела. Потому что вашей целью является избавление вашего сознания от дискомфорта, который вызывают незаконченные
дела.

Если же вы пренебрегли каким-то маловажным делом, то оно будет постоянно возникать у вас в голове, мешая заниматься другими делами. Поэтому пишите все, без разбору. Следующим шагом
являются несколько вопросов, которые вы должны применить ко всем пунктам проблем. Первый вопрос: «Что это?». С виду вроде обычная формальность, но он помогает определить проблему, он дает понять, что именно вас беспокоит, поэтому не стоит пренебрегать им.

Второй вопрос: «Требует ли это действий?». То есть упор делается на конкретные, продуктивные действия. Сразу отфильтровывая дела, которые не требуют действий прямо сейчас. Если на этот
вопрос вы ответили отрицательно, то у вас есть три варианта что можно сделать с этой проблемой:

1). Отложить, чтобы вернуться к ним когда-нибудь;
2). Выкинуть, то есть забыть о деле, как о не стоящем внимания;
3). Положить в архив и пометить как справочная информация;
Вот, четкие, конкретные определенные действия с проблемой, ничего абстрактного и общего, а четкие решения.

В случае, когда вы ответили положительно на второй вопрос, то можно смело задавать третий вопрос который звучит так: «Каково следующее конкретное действие?». Иными словами, этот вопрос, сразу переводит проблему в разряд практики.

Если для решения проблемы мало одного действия, то эта проблема подпадает под разряд проекты. Ее можно записать на другой листок с пометкой проект. Но если вы определили сразу конкретное
действие, то последний вопрос решит окончательно, что делать с этой проблемой: «Это займет меньше 2-х минут?».

Далее, если проблему можно решить за 2 минуты вы ее решаете сразу, не закладывая в долгий ящик, просто встали и решаете. Но если конкретный практических шаг требует более 2 минут, то у вас есть два варианта что с ним делать. Вы можете записать в ежедневник это дело, лишь в том случае если оно требует того чтобы настал определенный срок для его исполнения. Или же, вы можете записать его в «список конкретных дел» чтобы выполнить в любое время, когда вам будет угодно это сделать.

Пройдя эти несложные шаги, вы определитесь, а это самое главное. Вы определитесь в том, что и с чем делать. Вы четко будете знать, что вам надо сделать, а чего не надо. А определенность многое дает. Конечно есть тонкости, которые вам надо знать для того чтобы выстроить эту систему. И все будет не так просто. Поэтому советую вам ознакомится с оригинальным трудом Дэвида Аллена, который называется «Getting Things Done».